Prozesse und Aufgaben in der Personaladministration werden zunehmend digitalisiert — dies birgt für den HR-Bereich viele Chancen. Doch welche Vorteile ergeben sich dadurch für Mitarbeitende und Unternehmen? amw.one-Inhaber Marco Wettstein hat seine Gedanken in einem Artikel der Fachzeitschrift Personal Schweiz erläutert.
Die gegenwärtige Pandemie verändert die Art, wie und wo wir arbeiten massgeblich. Die Home-Office-Pflicht hat nicht nur aufgezeigt, dass die gegenwärtige Internet-Infrastruktur der Schweiz dazu bereit ist, die hohen Datenvolumen zu bewältigen, sondern dass Home-Office von den Mitarbeitenden mehrheitlich positiv aufgenommen wird. Die Unternehmen können dank Home-Office neue Arbeitsmodelle anbieten und sich als attraktive Arbeitgeber positionieren.
Das Arbeiten von zu Hause aus steigert die Effizienz und unterstützt die Vereinbarkeit von Beruf, Familie und Freizeit. Die veränderte Arbeitsweise stellt aber auch neue Anforderungen an die Mitarbeitenden bezüglich Flexibilität, Eigenverantwortung und Selbstorganisation. Die Rahmenbedingungen dafür sollte die HR-Organisation schaffen, die die Mitarbeitenden im veränderten Arbeitsumfeld im Sinne eines kompetenten HR Business Partners unterstützen und beraten.
Chancen für das HR
Der Trend zu dezentralen «remote»-Arbeitsplätzen erfordert gute Echtzeit-Kommunikationsmöglichkeiten und verstärkt die Notwendigkeit digitalisierter Prozesse. Damit die Mitarbeiter*innen im operativen Geschäft jederzeit und von überall auf Daten und Informationen zugreifen können, ist der Einsatz von Cloud-Systemen eine wichtige Voraussetzung.
Cloud-Systeme sind auch bei einer HR-Digitalisierungsstrategie ein zentrales Element. Erst der Einsatz neuer Technologien bringt einen effektiven Mehrwert für das Management und die Mitarbeitenden. Die IT-Applikationen sollen dabei möglichst viele Bereiche des HR, wie zum Beispiel die Personalplanung, die Personalsuche, die Personalentwicklung oder die Personaladministration abdecken – um nur ein paar zu nennen. Die unterschiedlichen Applikationen müssen optimal aufeinander abgestimmt sein und idealerweise ohne den zusätzlichen Einsatz von Schnittstellen miteinander kommunizieren.
Eine digitale HR-Lösung ermöglicht es, Prozesse zu optimieren und zu automatisieren. Manuelle Abläufe können abgeschafft werden, was zu einer erhöhten Datenintegrität beiträgt, die Produktivität erheblich steigert und Fehlerquellen effektiv eliminiert. Informationen, die bisher aufwendig diverse Kanäle und mehrere Hierarchiestufen durchlaufen mussten, werden neu zentral erfasst, verwaltet und dank einem automatisierten Workflow zeitnah freigegeben.
Beispiel einer HR-Digitalisierung
Ein Unternehmen betreibt fünf Standorte mit je 20 Mitarbeitenden im Stundenlohn. Das Unternehmen rechnet die Löhne mit einer Standard-Lohnsoftware ab. Die Mitarbeitenden erfassen ihre Arbeitszeit an einer lokal installierten Stempeluhr. Jeden Monat druckt der/die Standortleiter*in die Zeitabrechnungen aus und kontrolliert diese. Nach seiner Kontrolle schickt er die unterzeichneten Abrechnungen per Post an die HR-Abteilung. Die HR-Mitarbeitenden kontrollieren die eingegangenen Abrechnungen und erfassen die Stunden manuell in der Lohnsoftware. Nach der Lohnverarbeitung wird das Zahlungsfile ins Online-Banking geladen und die Lohnabrechnungen ausgedruckt und per Post an die Mitarbeitenden verschickt.
Dasselbe Unternehmen rechnet nach der Umsetzung der HR-Digitalisierungsstrategie die Löhne mit einer cloudbasierten HR-Software ab. Dabei erfassen die Mitarbeitenden ihre Stunden mit einer App auf ihrem Handy oder wahlweise auch über die Internet-HR-Plattform. Die Stunden werden zentral erfasst und monatlich nach der Online-Freigabe durch den/die Standortleiter*in direkt in die Lohnverarbeitung eingespielt. Anschliessend kann die Lohnverarbeitung von den HR-Mitarbeitenden gestartet werden. Das Zahlungsfile wird direkt aus dem System auf die Bank geladen und die Lohnabrechnungen sind für die Mitarbeitenden sofort mittels Handy-App oder auf der HR-Plattform abrufbar.
Dieses Szenario veranschaulicht beispielhaft wie ein bisher umfangreicher mehrtägiger Prozess dank Digitalisierung und Automatisierung verschlankt, beschleunigt und wirtschaftlicher gestaltet werden kann.
Zukunftsmusik?
Moderne Enterprise Ressource Planning (ERP) Systeme decken heutzutage sämtliche Aspekte einer digitalen HR-Organisation ab und wachsen mit den steigenden Bedürfnissen einer Arbeitsorganisation mit. Neben der Lohnbuchhaltung bieten solche Systeme diverse nützliche Werkzeuge für den Recruiting-Prozess, für das Erstellen von KPI-Reports oder helfen die personellen Ressourcen optimal zu planen.
Nutzer*innen von digitalisierten HR-Systemen sind nicht mehr nur die HR-Mitarbeitenden, sondern sämtliche Mitarbeitenden. Daraus steigen die Anforderungen an ein solches System enorm. Entscheidend ist, dass die Bedienoberfläche für alle Nutzer*innen ansprechend gestaltet und das System intuitiv zu bedienen ist. So werden alle Mitarbeitenden, auch solche die weniger technikaffin sind, die neuen Services erfolgreich und mit Freude anwenden.
Eine ideale und einfache Lösung für den Austausch von Informationen zwischen dem HR und den Mitarbeitenden ist sicherlich der Einsatz von Handy-Apps. Damit kann ein Self-Service angeboten werden, bei dem die Mitarbeitenden auf ihre persönlichen Dokumente bzw. Daten zugreifen können wie zum Beispiel ihr Mitarbeiterdossier oder die Lohnabrechnungen. Es besteht auch die Möglichkeit Abwesenheiten zu melden, Stammdaten anzupassen oder Kinderzulagen zu beantragen. Selbst ein Prozess für die Speseneingabe inklusive der notwendigen Visumsstruktur und Belegarchivierung kann integriert werden.
Personaladministration inhouse abwickeln oder komplett auslagern?
Cloudbasierte HR-Systeme werden heute von innovativen Treuhandunternehmen angeboten. Sie bringen nebst der technischen Komponente auch das fachliche HR-Know-how mit, woraus sich interessante Möglichkeiten der Zusammenarbeit ergeben.
Wenn Sie sämtliche HR-Prozesse digitalisieren und inhouse abwickeln möchten, ohne dabei hohe Investitionen tätigen zu müssen, können Sie die cloudbasierte HR-Software von einem*r Treuhänder*in beziehen. Mit dieser Lösung verfügen Sie über eine moderne IT-Infrastruktur, die sämtliche Bedürfnisse an eine digitale HR-Lösung abdecken kann. Damit entlasten Sie Ihre HR-Mitarbeitenden von einem grossen Teil der wiederkehrenden administrativen Tätigkeiten.
Durch die Digitalisierung und Automatisierung im HR-Bereich eröffnen sich neue Chancen. Die Rolle der HR-Funktion verändert sich weg von der hauptsächlich sehr administrativ belasteten Tätigkeit hin zu einer gestalterischen, strategischen Rolle. Die wertschöpfenden HR-Aufgaben gewinnen an Relevanz und die HR-Mitarbeitenden können sich intensiver mit der individuellen Mitarbeiterbetreuung befassen.
Dieser Entwicklung folgend, besteht die Möglichkeit die gesamte Personaladministration an eine*n Treuhänder*in auszulagern und Ihre HR-Mitarbeitenden so von sämtlichen administrativen Tätigkeiten zu entlasten. Durch das Outsourcing von HR-Prozessen können langfristig Kosten gespart und die vorhandenen Ressourcen optimal eingesetzt werden. Zudem minimieren Sie das Risiko von Personalengpässen und erhöhen die Flexibilität Ihrer HR-Abteilung. Durch den Einsatz cloudbasierter Software stehen Ihnen auch in diesem Szenario jederzeit alle HR-relevanten Informationen zur Verfügung und IT-Applikationen können entsprechend Ihren Bedürfnissen aufgeschaltet werden.
Sie finden den Artikel im Fachmagazin personalSCHWEIZ.
